蕉岭县人民政府

蕉府办函〔2016〕31号

蕉岭县人民政府办公室印发关于加强全县各单位

档案室安全管理工作意见的通知

各镇人民政府、县府直属各单位：

　　《关于加强全县各单位档案室安全管理工作的意见》业经县政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中遇到的问题，请径向县档案局反映。

蕉岭县人民政府办公室

2016年6月20日

关于加强全县各单位档案室安全管理工作的意见

为深入贯彻落实中央和省、市、县关于加强和改进新形势下档案工作相关文件精神，进一步加强档案安全管理，结合我县实际，现对加强全县各单位档案室安全管理工作提出以下意见：

一、纳入规划、统筹安排

各单位应高度重视档案安全保管保护工作，切实加强档案室安全保管保护条件建设。各单位应将档案工作用房纳入本单位办公业务楼房新建（扩建、改建）和装修项目整体规划，按照实用、安全的原则，充分满足档案工作用房面积充裕、功能齐全、布局合理、安全保密、利用便捷的需要。

二、制度建设要求

档案室应建立档案保管、统计、利用、保密、责任追究、应急预案等工作规章与管理制度，明确相关岗位和人员职责，切实做好档案安全保管保护工作。

三、档案用房功能要求

档案用房包括档案库房、阅览室和办公室等。档案室应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”，布局合理，便于工作。条件不具备的单位，必须做到档案库房和阅览室、办公室“两分开”，阅览室与办公室相对分开。阅览室应有档案利用、保密、库房管理等制度全文或内容摘要上墙。库房内应有档案资料存放位置示意图和箱柜指引卡。

四、档案用房布局要求

（一）档案库房、阅览室、办公室应相互邻近，不宜相隔太远。为便于安全管理，档案库房和阅档室应与其他档案工作用房设在同一楼层。

（二）档案库房应避免西晒，墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火性能。档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，锅炉房、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房不宜毗邻档案库房。

五、档案库房建设要求

（一）面积要求。档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。库房应满足单位现藏全部档案和今后20年存储需要。

（二）楼面及荷载要求。档案库房楼面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，楼面的构造应设有可靠的防潮层。库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。根据住房和城乡建设部、国家档案局关于《档案馆建筑设计规范》的行业标准要求，楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/㎡,采用密集架时，不应小于12kN/㎡。如果安装密集架时，楼面承载能力不能满足以上要求的，必须进行安全加固处理。

（三）库房门窗要求。档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭。库房门应具备防火防盗功能，门与地面的缝隙不应大于5mm，宜采用金属防盗门，且门的防火等级为甲级；库房面积大的，应设两个门。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

六、档案安全防护要求

各单位应建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，切实采取防盗、防火、防震、防潮、防高温、防霉、防虫、防鼠、防磁、防泄秘、防病毒等措施，确保档案的绝对安全。

（一）防盗：档案库房、箱、柜门应及时上锁。离开库房应及时关灯、关门、关窗。有条件的应安装视频监控及门禁系统。

（二）防火：档案库房内严禁设置明火设施。用电线路必须安全规范。档案库房应配备火灾报警和消防灭火系统，严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟。档案库房内的消防灭火系统应使用对档案无害的气体灭火材料或使用细水雾灭火系统，档案阅览室和办公室等其他区域应使用对人员无害的灭火材料，并且尽量降低对电子设备的损害。档案用房装修设计应符合《建筑内部装修设计防火规范》GB50222的有关规定，装修材料的耐火极限要满足档案用房的实际防火需求。

（三）防震：档案用房应避免设在结构刚度突变的薄弱楼层，其所在建筑的抗震设计应符合《建筑抗震设计规范》GB50011的规定。

（四）防潮、防高温：档案库房应有独立的温湿度环境。库房温度控制在14～24℃，每昼夜波动幅度不大于±2℃；相对湿度控制在45%～60%之间，每昼夜波动幅度不大于±5%。库房内应配备温湿度仪，应配备空调、除湿机等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求。

（五）防虫、防霉：档案进库前宜作消毒处理。档案箱柜内应放置中草药防虫防霉产品，并定期更换。有条件的可配备库房空气净化系统、低温冷冻杀虫或真空充氮杀虫设备。禁止在档案库房内种养花草。

（六）防鼠：库房门要安装防鼠板，窗户安装纱窗。管道通过库房墙面或楼、地面处均应用不燃或难燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施。

（七）防磁：计算机磁带、录像带、录音带等磁性载体

档案的贮存与保护应符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15的规定。

（八）防泄密：切实做好档案实体、信息及网络系统的安全保密防范工作。严禁把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。做好档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。

（九）防病毒：切实做好档案数据整理与迁移过程中的防病毒工作，积极采取异地异质备份措施，确保档案数据资源的安全有效。

七、档案装具及设备要求

（一）档案柜、架应牢固耐用、数量充足，并符合《档案装具》DA/T 17的规定。

（二）档案柜、架安装要求：主通道净宽不应小于1.0m，两行间净宽不应小于0.80m，顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案柜、架间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

（三）卷皮、档案盒的印制使用应符合《无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱》DA/T 24的规定。为保证质量，必须采用档案部门统一印制或推荐的档案卷皮（盒）。

（四）录音、录像、唱片、软盘、X光片、光盘等特殊载体档案，应配备防磁柜或恒温恒湿柜，并按规定定期进行安全质量检查。

（五）档案室应配备档案工作专用、较高配置的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码照相机、网络及存储设备等。

八、档案信息化建设要求

（一）电子档案管理要求。各单位开发或采购档案管理软件，应符合国家档案局印发的《档案管理软件功能要求暂行规定》。在建立和完善办公自动化系统时，应按照中办、国办印发《电子文件管理暂行办法》要求，对单位电子文件管理进行统筹规划，并在办公自动化系统中充分满足电子文件归档与管理的功能需求，实现文档一体化管理。按照国家档案局印发《数字档案室建设指南》或《企业电子文件归档和电子档案管理指南》要求，进一步提升数字档案资源的管理和利用效能。

（二）档案数字化要求。各单位纸质档案数字化加工处理应符合《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31的规定，档案移交单位还应满足同级国家综合档案馆的有关质量标准要求。各单位将档案委托外包机构进行数字化加工时，应符合国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求。